expendo
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Spesen-App für bexio

Spesenabrechnung für bexio

Genehmigte Spesen landen als Lieferantenrechnung mit der Quittung im Anhang in bexio. Mitarbeitende fotografieren die Quittung in der App, Vorgesetzte genehmigen per Push-Nachricht.
30 Tage gratis testen
  • Kein bexio-Login für Mitarbeitende
  • Für bexio Advanced, Optima und Ultimate
Mitarbeiter
Erfassen10 Sekunden
Vorgesetzter
Genehmigen1 Tap
Sie
Export nach bexio1 Klick
Die bexio-Integration im Detail

Mit einem Klick landen die Spesen in bexio. Mit allem dran.

Was Sie von einer Spesen-Lösung für bexio erwarten würden: alles direkt in bexio, alles korrekt, alles mit Beleg. Ohne Workaround, ohne externen Anbieter dazwischen.

  • Eine Lieferantenrechnung pro Mitarbeitendem — Fertig kontiert, Quittung im Anhang, MWST-Code korrekt hinterlegt. Sie überweisen an Mitarbeitende, Rückerstattung erledigt. Kein Lohnmodul, keine manuelle Nacherfassung.
  • Kein bexio-Login für Mitarbeitende — Mitarbeitende erfassen Spesen in der expendo App. Nur Sie oder Ihre Buchhaltung brauchen einen bexio-Zugang.
  • Für bexio Advanced, Optima und Ultimate — Verbunden über die offizielle bexio-API, in wenigen Klicks. Im Basic-Paket sind Lieferantenrechnungen nicht aktiviert, dort funktioniert die Integration nicht.
  • Konten einmal verknüpft, immer richtig — Spesen-Kategorien werden mit Ihren bexio-Konten verknüpft. Sie definieren dies nur am Anfang, danach kümmert sich expendo um den Rest. Auch bei 200 Belegen im Folgemonat.
expendo Genehmigte Spesen aus expendo
↓
bexio
Direkte Integration mit bexio
Abacus
XML-Export für Abacus
Manueller ZIP-Export
XLSX + PDF + Belege
Sie möchten wissen, wie Sie Spesen in bexio abbilden?

Den Menüpunkt «Spesen» suchen Sie in bexio vergeblich.

bexio ist stark in Buchhaltung, Rechnungen und Lohn. Jedoch fehlen Spesen als Konzept — und genau dort setzt expendo an.

  • In bexio

    bexio kennt Spesen als Konzept nicht. Mitarbeiter-Belege landen als Lieferantenrechnung oder Aufwendung, zusammen mit anderen Einkaufsbelegen.

    Mit expendo

    Spesen werden in expendo sauber erfasst: mit Status, Genehmigung und Nachvollziehbarkeit (Audit-Trail). Bei der Abrechnung landen sie pro Mitarbeiter gebündelt als Lieferantenrechnung in bexio.

  • In bexio

    Belege scannen kann nur, wer einen bexio-Zugang hat. Mit jedem neuen Mitarbeitenden wird's enger.

    Mit expendo

    Native App für alle Mitarbeitenden — unabhängig von bexio. Kein bexio-Upgrade nötig für zusätzliche Lizenzen.

  • In bexio

    Kein software-seitiger Genehmigungsschritt. bexio empfiehlt im eigenen Blog, das im Spesenreglement zu definieren.

    Mit expendo

    Vier-Augen-Prinzip. Jederzeit nachvollziehbar, wer was genehmigt hat.

  • In bexio

    Vollautomatik nur, wenn alle mit der bexio-Pay-Debitkarte zahlen. Und selbst dann erst nach manueller Kategorisierung in amnis.

    Mit expendo

    Funktioniert mit Bargeld, TWINT, Privat- und Firmenkarte. Keine Karte erzwungen.

  • In bexio

    Pauschalen und Kilometer rechnet man selbst. bexios Blog liefert nur die Empfehlung.

    Mit expendo

    Mittagessen CHF 25, Dienstfahrt CHF 0.70/km — direkt eingebaut, anpassbar pro Kategorie.

Das Produkt

Eine App für die Mitarbeitenden.
Ein Klick in bexio.

app.expendo.ch
expendo Adminbereich — Spesen abrechnen mit Mitarbeitern, Kategorie, MWST und Status
expendo App — Beleg fotografieren und einreichen
01
Belegerkennung mit KIDatum, Betrag, MWST, Kategorie — automatisch ausgelesen, vom Mitarbeiter nur bestätigt.
02
Überblick behaltenSie sehen sofort, was offen, genehmigt oder bereit zum Buchen ist. Keine Mails, keine Nachfragen.
03
Ein Klick, und es ist in bexioLieferantenrechnung, Beleg, Konto, MWST-Code. Alles korrekt hinterlegt. Ihr Treuhänder findet auf Anhieb, was er braucht.
So läuft's

Vom Beleg zur bexio-Buchung. In vier Schritten.

Egal ob Restaurant-Quittung, Hotelrechnung oder Tankstellenbeleg. Egal ob Privat-, Firmenkarte, TWINT oder Bargeld. Egal ob 5 oder 50 Mitarbeitende. Der Ablauf ist immer derselbe.

01 / Mitarbeiter
Beleg fotografieren
Foto in der App. Die KI erkennt Datum, Betrag, MWST, Händler, Kategorie usw. Egal ob Papierbeleg von der Migros oder PDF-Rechnung von digitec.
02 / Vorgesetzte
Mit einem Tap genehmigen
Push-Nachricht aufs Handy. Beleg ansehen, «Genehmigen» drücken. Auch unterwegs, im Tram, zwischen zwei Meetings.
03 / Administration
Abrechnung vorbereiten
Im Adminbereich landen alle genehmigten Spesen, gruppiert nach Mitarbeiter und Zahlungsart. Filtern, prüfen, fertig.
04 / bexio
Ein Klick — und es ist gebucht
Pro Mitarbeitendem eine Lieferantenrechnung in bexio. Beleg als Anhang, Konto und MWST-Code korrekt zugewiesen. Sie überweisen — erledigt.
01Mitarbeiter
Migros
Lunch
Datum14.04.26
MWST 2.6%0.62
Total24.50
Beleg erfassen10 Sek.
02Vorgesetzter
Spesen genehmigen?
CHF 24.50
Genehmigen10 Sek.
03Backoffice
expendo
HMHans Muster3 Spesen
Migros · LunchCHF 24.50
SBB · Zürich HBCHF 47.00
Hotel BernCHF 189.00
bexioAbrechnen
Prüfen & exportieren2 Min.
04Buchhaltung
bexio
Rückerstattung Spesen
Hans Muster
  • Migros · Lunch24.50
  • SBB · Zürich HB47.00
  • Hotel Bern189.00
Total260.50
Bezahlen
Verbucht0 Sek.
Was drinsteckt

Alles, was Sie für Spesen mit bexio brauchen. Und mehr.

Pauschalen, Kilometergeld, Genehmigungsablauf, automatische Erkennung der MWST-Details, Fremdwährungen mit ESTV-Kursen. Genau die Stücke, die bei der Spesenabrechnung sonst manuell wären.

KI-Belegerkennung, die wirklich funktioniert

Foto (oder PDF) rein, Daten raus. Datum, Betrag, MWST-Satz, Händlername, Kategorie — alles automatisch erkannt. Egal ob handgeschriebene Quittungen oder zerknitterte Restaurant-Bons.

// expendo Scan Resultat✓ 3.2s
Datum: "28.04.2026"
Betrag: 42.00 CHF
MWST: 8.1%
Händler: "SBB AG"
Kategorie: Transport
Genehmigung direkt am Handy
Vorgesetzte bekommen eine Push-Benachrichtigung, schauen den Beleg an, tippen Genehmigen. Kein separater Login, keine Web-App. Der Mitarbeitende sieht das Ergebnis sofort.

bexio, Abacus oder eigene Buchhaltung

Mit einem Klick zum fertigen Export in die gewünschte Buchhaltung. Mit angehängten Belegen, korrekten Konten, korrekten MWST-Codes.

Pauschalen & Kilometerspesen
Mittagessen-Pauschale CHF 25, Dienstfahrt CHF 0.70/km — direkt eingebaut, anpassbar pro Kategorie.
Audit-Trail pro Speseneintrag
Wer hat was, wann, mit welchem Beleg eingereicht und genehmigt. expendo führt dies lückenlos für alle Spesen.
Schweizer MWST automatisch
8.1% Normalsatz, 2.6% reduziert, 3.8% Beherbergung. Pro Beleg direkt erkannt. Alle Spesen landen mit korrekten MWST-Daten in bexio.
Letzter Werktag des Monats

Zwei Schreibtische.
Derselbe Monatsabschluss in bexio.

Links: Spesen-Erfassung in fünf Tools, Excel und Mail. Die Belege landen irgendwann in bexio.
Rechts: Spesen-Erfassung in einer App, Belege landen per Klick in bexio.

Vorher · Status quo
SBB AG
Bern HB → Zürich HB
Datum14.04
1. Kl.42.00
MWST 8.1%3.15
TOTALCHF 42.00
Hat Tanja
das schon
genehmigt??
chef@firma.ch
WG: AW: WG: Fehlender Beleg
«Sali Chef, hier ist der fehlende Beleg. Sorry fürs Versäumen...»
📎 Beleg_neu.heic · 4.2 MB
📁S:\Buchhaltung\Spesen\2026\
  • XSpesen_April_korrigiert_SM.xlsx
  • XSpesen_April.xlsx
  • XSpesen_März_FINAL.xlsx
  • XKopie von Spesen_März.xlsx
4 Dateien · Zuletzt geändert vor 12 Min.
X
Spesen_April_korrigiert.xlsx
Beschreibung
Betrag
MWST
14
SBB Bern–ZH
42.00
??
15
Lunch Molino
86.50
8.1%
16
Coop Pronto
89.90
2.6% ?
MK
Marco
Hoi Marco, chasch mir no de Beleg vom Mittwuch schicke?
vor 3 Tagen ✓✓
Spesen-Formular
Bitte
nachreichen
Spesen-Formular
Spesen-Formular
FR · 30.
23:47
hakuna

Chaos pur.

Belege in fünf Mailboxen. Drei Excel-Versionen. Und Marco hat den Beleg immer noch nicht geschickt.

Nachher · mit expendo
April 2026 · 14 BelegeBereit
TotalCHF 4'287.60
MM
Maria Müller 6 Belege · Rückerstattung
1'842.50
MK
Marco Keller 5 Belege · Rückerstattung
1'576.20
Firmenkreditkarte GL 3 Belege · Keine Rückerstattung
868.90
MWST vollständig Export nach bexio

Easy.

Alles erfasst, genehmigt, geprüft. Ein Klick und der Monat ist abgerechnet.

Mitarbeitende mailen Belege, Sie erfassen sie als LieferantenrechnungMitarbeitende scannen direkt — kein bexio-Login nötig
«Hat Tanja das schon genehmigt?»«Genehmigt 14:23 von Tanja» — Audit-Trail pro Speseneintrag
bexio-Lizenzen pro Person rechnenEine bexio-Lizenz reicht — Mitarbeitende sind in expendo
Excel-Vorlage downloaden, ausfüllen, abtippenFoto knipsen, Push genehmigen, ein Klick in bexio
Preis

Ein Preis pro Mitarbeitendem. bexio-Integration inklusive.

Keine Setup-Gebühr, kein Aufpreis für die Integration, keine Add-ons. Sie zahlen pro aktivem Mitarbeitenden. Und sparen die zusätzlichen bexio-Lizenzen, die Sie sonst für die Spesen-Erfassung bräuchten.

Voller Funktionsumfang für Ihr ganzes Team.
CHF 5
 / Mitarbeiter / Monat
  • Direkte bexio-Integration (im Preis)
  • KI-Belegerkennung in Sekunden
  • Genehmigungs-Workflow mit Audit-Trail
  • Mitarbeitende ohne bexio-Login
  • Pauschalen & Kilometerspesen eingebaut
  • Native iOS & Android Apps
  • Web-Adminbereich für die Buchhaltung
  • Push-Benachrichtigungen
  • Kategorien & Projekte
  • Über 70 Fremdwährungen mit ESTV-Kursen

Kostenrechner

CHF 50 / Monat
  • Monatlich kündbar. 30 Tage kostenlos testen.
  • Faire Abrechnung: Nur aktive Mitarbeitende werden berechnet — der Preis passt sich automatisch an.
30 Tage gratis starten
FAQ

Was wir zu bexio + Spesen am häufigsten gefragt werden.

Antwort fehlt? Schreiben Sie uns direkt.
Kurze Antwort: nicht direkt. bexio hat keinen eigenen Spesen-Bereich. Belege werden als Lieferantenrechnung oder Aufwendung verbucht, ohne Mitarbeiterbezug, ohne Status, ohne Genehmigung. expendo legt den Workflow drumherum: pro Mitarbeitendem, mit Genehmigung und Audit-Trail. Am Schluss landen die Spesen als fertige Lieferantenrechnung in bexio.

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